- Avere chiarezza di idee: sapere cosa si vuole, avere delle mete a lungo termine
- Pianificare: avere un piano d’azione per raggiungere le mete e suddividerle in piccoli step
- Ordine: saper dare le giuste priorità
- Accordi win-win: prendere accordi vantaggiosi per entrambe le parti
Al contrario non essere organizzati significa non riuscire a vedere nel lungo termine, essere confusi su quali azioni fare e con che urgenza e soprattutto scendere a compromessi negli accordi.
Perché è così importante per un leader essere organizzato?
Leadership significa portare una persona da qualche parte, se non sai dove portarla non avrai alcuna influenza su di lei.
La prima caratteristica che emerge nel leader di un gruppo è la sua chiarezza su quale risultato deve raggiungere la squadra, dopodiché è in grado di disporre le risorse in modo efficace ed efficiente per valorizzare ogni individuo.
L’organizzazione è la base un leader.
Come fare ad essere più organizzati?
Ho riassunto 7 punti:
1 – Non basta avere l’agenda ed usarla (che già non è poco) bisogna scegliere la propria DIREZIONE.
Come dice Simon Sinek devi partire dal PERCHÉ.
Sai qual è la tua missione? letteralmente: “ciò per cui sei stato mandato”.
Ti sei mai chiesto perché sei su questo pianeta? Qual è il contributo che vuoi portare nel mondo?
Se trovi la tua vera ragione di vita sarai INARRESTABILE.
Ricordati che è l’intangibile che crea il tangibile.
2 – SCRIVI LE TUE METE su un foglio e tienile nel portafoglio, ogni tanto rileggo e traine motivazione.
Dove vuoi vivere tra 10 anni? Che persone ci saranno nella tua vita? cosa farai per loro? Quanto impatto avrà la tua organizzazione? Che leader sarai? A quante persone avrai cambiato la vita?
Quanto denaro avrai sul conto? ecc. ecc.
Oltre a scriverle a lungo termine (10 anni) scrivile anche a medio e breve termine: 6 mesi – 1 anno – 3 anni.
3 – Pianifica l’agenda in base a cosa devi PRODURRE e non a cosa devi fare.
Pensa a quali sono i 3 risultati più importanti che vuoi realizzare da qui a 3 mesi e scrivili.
Dopodiché scrivi le azioni che devi fare per realizzarli.
Es. “voglio fatturare 30k in più rispetto al trimestre dell’anno scorso”
“per farlo devo: 1) motivare i venditori, quindi organizzare una riunione commerciale al mese 2) monitorare le statistiche (KPI) sull’incassato ogni settimana 3) fare una campagna marketing che raddoppi il numero di leads, quindi assumere un marketer. ecc. ecc.”
In questo modo avrai trovato le tue AZIONI DI MASSIMO IMPATTO che saranno le azioni prioritarie da inserire in agenda, riempi l’agenda di azioni di questo tipo e vedrai che non passerai più le mattinate a rispondere alle email.
4 – Organizza la tua agenda in modo verticale.
Cosa intendo?
All’interno della tua organizzazione quanti ruoli ricopri? oltre al titolare/CEO sei il responsabile commerciale o marketing? devi erogare consulenze ad alcuni clienti? ti occupi della parte finanziaria? delle risorse umane?
Come vedi ogni volta che svolgiamo compiti diversi cambiamo il nostro “cappello”, spesso anche più volte durante la stessa giornata, questo comporta un’alta inefficienza.
Prova a riunire mansioni dello stesso ruolo insieme durante la stessa giornata:
Es. il lunedì vado a trovare i clienti importanti e faccio riunione con i venditori (commerciale)
Martedì faccio ricerca, selezione e formazione del personale (HR)
Mercoledì mando le fatture e aggiornare il gestionale (back office) ecc. ecc.
5 – Delega le azioni di minimo impatto
Le azioni di minimo impatto sono le “scartoffie” che ti tocca fare per tenere tutto in ordine.
Ad esempio rispondere alle email, fare le fotocopie, prenotare gli hotel e tutto ciò che non richiede la tua massima competenza.
Queste azioni ti fanno perdere molto tempo e ti distraggono dalle azioni che ti fanno fare i soldi veri.
Il modo migliore per liberarsene è delegarle agli stagisti, infatti il costo orario di uno stagista è molto più basso del tuo.
In questo modo dedicherai le tue ore ben pagate (si spera) facendo attività che faranno fare tanti soldi all’azienda (e quindi di nuovo a te stesso se sei il titolare e ti stacchi gli utili, anche qui si spera che tu lo faccia).
6 – Pianifica l’agenda almeno una settimana in anticipo.
Prenditi un momento come ad esempio la domenica sera per organizzare l’agenda della settimana seguente.
Non organizzare di giorno in giorno altrimenti ti troverai ad inseguire le urgenze al posto delle attività importanti.
7 – Rispetta la tua parola.
Se hai deciso che martedì dalle 15 alle 18 chiami i clienti importanti LI DEVI CHIAMARE.
Se qualcuno ti chiama o cerca di distrarti dalla tua priorità tu non cedi alla tentazione e vai avanti a fare il tuo lavoro.
Rispettare la propria parola è il primo modo per aumentare la propria autoefficacia,
oltre a questo avrai un impatto positivo sui tuoi collaboratori che inizieranno a prenderti come esempio e vorranno anche loro essere più coerenti.
Ricordati che se vuoi che un gruppo cambi deve prima cambiare il suo leader, cioè TU!
